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贵州警察学院学生档案管理办法(试行)

发布时间:2020-10-10

 

第一章  

第一条  贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》(教育部令第41号,使我学生档案管理标准化、规范化,确保学生档案的安全及管理的严肃性、连续性和完整性。根椐教育部颁发的《高等学校档案工作规范》,结合我院具体情况,特制定本办法。      

第二条  学生档案是学校考察、录用、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,它反映了学生德、智、体及家庭政治、经济状况,它是贯彻执行党的教育方针,为贵州公安司法建设培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。    

第三条  学生档案工作是我院档案工作的重要组成部分,也是人事档案的组成部分之一,学生档案必须实行集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、连续、严肃和安全。      

第四条  学生档案管理工作必须做到领导落实、机构落实、经费落实、人员落实。  

第二章 学生档案管理职责

第五条  贵州警察学院学生档案管理工作由学生处学生学籍管理科具体负责与管理。  

第六条  各学生管理支队负责新生档案的建立和在校生归档材料的保管,接学生处的业务指导监督和检查。各学生管理支队要把新生档案的建立和在校生归档材料的保管工作纳入重要的议事日程,定期研究检查学生档案工作,为学生档案管理工作创造良好的工作环境和条件。  

第七条  新生档案的收集:如由机要局邮寄到学校的由招生就业指导办公室统一接收、汇总、整理后移交到学生管理支队保管;如新生自己带来的由各学生管理支队统一接收、汇总,各学生管理大队对档案整理后按区队登记造册(一式两份)保管。  

第八条  各学生管理支队要做好学生在校期间形成的档案材料的收集和整理工作,在材料形成后的一月内,将一份学生档案登记册交学生学籍管理科备案,每学期接受学生处的业务指导监督和检查。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣后的一个月内,由各学生管理大队在学生学籍管理科指导下进行档案传递工作

第九条  学生档案管理部门工作  

(一) 接收、鉴别和整理学生档案材料,并制定新生档案卷内目录,对新进学生档案更换统一规范的学生档案袋。  

(二) 办理学生档案的查阅、借阅、学籍变动;

(三) 做好学生档案的安全、保密、保管工作;  

(五) 制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六) 办理其它有关学生档案事宜。  

第三章 学生档案归档范围

第十条  学生档案的归档范围

(一)高中阶段档案;  

(二)高考档案含《高考报名登记表》、《高考志愿表》、《高考体检表》;

(三)在校学习期间每学期的学期综合鉴定表、百分制量化考评表、学籍异动材料、实习鉴定表、毕业生鉴定表、考生政审表(公安类)、高校毕业生登记表;

(四)奖励材料(三好学生、优秀学生干部优秀党团员、各类奖学金等奖项证书的复印件);  

)处分材料(学生在校期间违反校规、校纪、触犯国家法律形成的处理意见);

(六)毕业生《报到证》存根联(白色)

(七)毕业生三年成绩单(需加盖教务科公章)

第四章  学生档案材料收集与管理

第十一条 学生档案材料形成的各学生管理支队要重视学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德、智、体方面的材料及时收集归档。  

第十二条 学生档案管理人员在收集归档材料时,必须进行认真检查,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经审查盖章后方能归档。  

第十三条  不属于归档的材料,经过鉴别应退回原形成材料的单位处理。

第十四条  学生档案管理人员对接收的归档材料,必须进行卷内目录登记。

第十五条  学生档案材料。不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。  

第十六条 学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时,学生姓名书写要准确,不能用同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、毕业生派遣证、学籍卡上的名字要一致,各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照,反映父母政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话情况的文字材料要真实清楚。  

第十七条 因病休学、保留学籍的学生的档案应作非在校档案妥善保存,复学后及时将其档案按其新在大队重新归入在校生档案。  

第十八条 退学的学生档案,按有关规定将其档案转给有关部门保管。

第十九条 学生在受刑事处分期间,其档案由学院学生档案管理部门保管,刑满释放或重新就业的档案按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。  

第二十条 学生出国不归、失踪、逃亡,其档案仍由学院学生档案管理部门保管。

第二十一条 对毕业离校时未落实工作的毕业生,学院将按规定将其档案邮寄至学生派遣证派往的地区人事档案管理部门。本人要求将人事档案保留在学的,由学生本人提出书面申请,经分管院长同意,学院将按照有关规定为其保管2年

第五章 学生档案保管和保护

第二十 根据安全保密和便于查找的原则,各学生管理支队要对学生档案进行严密、科学地保管。

(一)学生档案要有专门的库房,要用铁皮档案柜存放,要有防火、防潮、防盗、防光、防高温、防鼠等安全设施,并经常检查以确保安全。  

(二)要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度。  

(三)学生档案应建立登记和统计制度,每年核对一次,发现问题及时解决。

(四)要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现代化管理。          

第六章 档案利用

第二十 因工作需要查阅和借阅学生档案,须遵守下列规定:

(一)凡查阅学生档案者,须各有关部门的介绍信;

(二)学生档案管理部门,要根据规定和需要提供利用服务.

(三)学生档案一般不外借,必须外借时,许说明理由,并经学生档案管理部门领导签字批准;  

(四)学生个人不能查阅自己的档案材料;  

(五)查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理;  

(六)学生档案管理部门要为毕业生就业提供方便,学校毕业生就业部门需要查阅毕业生档案的,经学生档案管理部门负责人签字批准后方可查阅。  

第七章  学生档案转递

第二十 为了保证毕业生档案材料准确、无误、及时归档,并准确、无误、及时的转递,要求各学生管理支队确定一名领导具体分管毕业生档案材料的归档工作。认真配合学生学籍管理科做好毕业生档案的收集、归档和寄发工作。

第二十  毕业生归档材料一律以学生管理大队为单位归档,每个毕业生归档材料要按个人成套,即:毕业生登记表、学期鉴定表、评优材料等。在归档中不能随意抽取毕业生档案中任何材料。  

第二十  学生学籍管理科要对各学生管理支队毕业生的归档材料进行复查,与各学生管理大队签署档案移交清单后,才毕业生进行学生档案移交。对存在问题的学生档案,由学生学籍管理科责令相关学生管理大队对存在的问题进行整改后,方可进行档案移交  

第二十 学院毕业生档案寄发的地址是按照学生派遣证派往的地区寄发,按规定必须通过中国邮政EMS转递,因此,要求毕业生派遣地址要清楚,单位要写全称,接收毕业生档案的单位应具有人事档案管理权。    

第二十  学生档案必须通过中国邮政EMS转递或派专人送取,不得由学生本人自带。  

第八章 考核、奖励与处罚

二十九  学生档案管理部门要建立检查、考核制度,明确岗位职责。对学生档案工作做的好的部门和个人给予表彰和奖励,对学生档案工作做的的部门和个人进行通报并扣相关部门年度目标考核分。  

第三十条 对利用学生材料营私舞弊的,应视情况轻重,予以严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。        

第九章  附则

第三十  中专部的学生档案参照本办法执行,并接受贵州警察学院学生档案管理部门的业务指导和管理。  

第三十二条  本办法由贵州警察学院学生处负责解释。

第三十三条  本办法从发布之日起实行同时废除《贵州警官职业学院学生档案管理制度》

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